在拉各斯做百货批发的老板，进货这头往往比出货还乱。货是一车一箱陆续来的：有广州发柜的、有义乌拼箱的，还有本地几家隔三差五送货上门的；送货单有的打印、有的手写，有的干脆微信甩张照片。等月底想拢一拢——这个月到底进了多少货、每样花了多少钱、还欠着哪几家没结——翻半天也理不出个准数。这头的乱，跟客户欠你钱是两码事，得反过来管。
应付和应收，是账本的两头
很多人一说”欠款”就想到客户赊账，其实进货这头欠供应商的钱同样是一本账，方向正好反过来。客户欠你的叫应收，你盯着别人什么时候还；你欠供应商的叫应付，你盯着自己该付多少、账期到没到、别漏结也别重付。客户那头的赊销、对账、催收是一套打法，进货这头的收货、记价、应付是另一套，混在一起记，两头都糊。先把这两笔账在脑子里分清，后面才谈得上理顺。
货到了先对单，别急着往仓里塞
进货最容易埋雷的一步，是收货。车一到就图省事，大概点点箱数签字入库，等卖了半个月才发现少了两箱、或者规格串了货——这时候再找供应商说理，人家早不认了。规矩的做法是照单核：拿着当初的采购单和供应商送货单，到货逐笔对着入库，哪个品、多少件、规格对不对、有没有短装，一样一样过。更要紧的是核发票金额——谈的是一个价，开票又是一个价，这种事进货里常有，当场对上才不吃暗亏。对不上的当场记下、当场跟供应商掰扯，别拖成糊涂账。
同一款货每批进价都在变，别靠脑子记
进货价不像售价那么稳。汇率动一动、供应商调一次价、这批那批渠道不同，同一款货这个月进得贵、下个月进得便宜，太正常了。靠脑子记根本记不住，开单出货时成本就只能估个大概，毛利也跟着虚。正经办法是每次入库把这批的进价按批次记下来，系统留痕、自动算移动加权成本——进一批重算一次单位成本，出货时取的就是这个准数。更实用的是它把历史也存着：这款货过去每批多少钱、跟哪家供应商拿的、这半年涨了没有，一拉就清楚，比翻旧微信靠谱得多。
欠哪个供应商多少、账期到没到，一目了然
这才是进货这头最没数的地方。每笔进货没付清的部分，自动挂成对这个供应商的应付账款。要看的时候一目了然：欠广州那家多少、欠本地这家多少、哪笔账期这周就到。付款时按单核销——这次结了哪几张、剩哪几张还挂着、账期算到哪天，系统都记着。罗安达用宽扎结货款、拉各斯用奈拉、金沙萨那边不少交易干脆走美元，几个币种的应付各算各的、折成本位币一起看，欠谁多少一清二楚。这么管，一是不会同一批货稀里糊涂付了两遍，二是不会账期过了自己还不知道，把好好的供货关系拖伤了。
多家供应商比价，也不用凭印象
同一款货往往好几家都能供，谁便宜、谁近期偷偷涨了价，光凭印象说不准。进价按批留了痕，一款货的进货历史一拉，各家给的价摆在一起，一眼看出下次该找谁拿、哪家的涨幅该谈一谈。（至于供应商开的进项发票怎么入账、进项税怎么抵，那是另一门财税的事，可参考秘奥旗下 yunyafx.com，本文只管货和款怎么记清。）
进货这头的账，难就难在货杂、价乱、供应商多，平时不记、月底硬拢。把收货对单、进价按批记、应付按供应商挂清串成一条线，欠谁多少、每样货实花了多少，随时都答得上来。想按你的供应商结构和进货习惯把这套配一遍，加微信或电话 18588769116 聊，拿你现在欠得最多的那几家先走一遍看看。
收货时送货单跟实际到的货对不上，系统怎么帮我发现？
收货照着采购单和供应商送货单逐笔核——哪个品、多少件、规格对不对、发票金额跟当初谈的价合不合。系统把三张单摆一起比，短装、串规格、算错钱当场就标出来，不用等卖了半个月才发现少了两箱。
同一款货这批进得贵、那批进得便宜，成本到底按哪个算？
按移动加权成本。每进一批把这批进价记下来，系统用库里这款货的总金额除以总数量得出当前单位成本，进一批就重算一次。要查这款货过去每批多少钱、跟哪家拿的、涨没涨，历史一拉就有据，不靠脑子记。
欠好几个供应商的钱，怎么知道该先结谁、账期到没到？
每笔没付清的进货自动挂成对这个供应商的应付。系统按供应商列清欠多少、哪笔账期快到，付款时按单核销、付了哪几张剩哪几张挂着都记着。既不会同一批货付两遍，也不会拖过账期伤了供货关系。
应付账款跟客户应收，在系统里是分开的吗？
分开。客户欠你的是应收，你欠供应商的是应付，一头进一头出，账本上是两笔账。应收你盯着别人还，应付你盯着自己该付多少、别漏结也别重付，两边各算各的，月底一起看现金进出才有数。
