食品批发到货有差异：实收、未到和退回，分开留记录

按实际验收结果入库，未到和退回分开记。食品批发收货时，车上箱数、送货单数量和采购订单数量可能各不相同，软件不能替仓库决定哪一箱已经收下。

假设订了100箱饮料，送货车只到了98箱，其中2箱外包装破损，经双方确认当场拒收，最终验收96箱。这是业务示例，不是真实客户案例。订单少到的2箱与当场拒收的2箱，原因不同；在供应商确认如何处理之前，不能只留一句“差4箱”。

货还在车上，就把三个数量说清楚

收货记录应分别说明订了多少、实际送到多少、最终接收多少。数量背后还要有商品、包装单位和差异原因。拒收的货是否随车带回、谁确认、补送还是取消，都应留下能够与送货单对应的依据。

这不是要求系统凭照片自动判断破损。照片、司机签注和供应商确认只能帮助说明实际发生了什么，责任归属仍按交易约定处理。食品是否可以销售，也不能靠一张库存单决定；不符合验收要求的货，不应因为账已经录进去了就混到正常发货区。

如果门店暂时代为保管待处理货，要明确保管状态和现场隔离方法，并让负责记账的人确认怎样记录。不能简单把“货在我的仓里”当作“已经验收为可售库存”。仓库管理要能让账面记录与现场状态对应起来。

采购订单可以是100，入库不必也是100

秘奥官方DOC-038采购手册区分采购订单和采购入库：订单记录订货，入库单按实际到货修改数量，经审核形成库存变化。支持从采购入库的“更多→引单”选择原订单，核对供应商、仓库、单位和数量，再处理已收及未收部分。

回到上述示例，如果确认仅验收96箱，就按这一结果处理本次收货，而不是先录100箱再靠备注解释。原订单仍是追踪这次订货的依据。哪些余量属于继续等货、哪些已经取消，需按实际版本可用的订单状态和双方确认处理，不应承诺系统能自行读懂供应商的补货消息。

下面复用本站已公开的真实教学界面：它展示的是10瓶演示商品的已审核入库，不是这次100箱的示例，也不是破损处理或分批收货的实测证明。

把这份记录与进销存中的库存变化一起核对，比只看单据有没有保存更可靠。草稿与已审核是不同状态，不能看到一张单号就认定仓库数量已经改变。

已经入库再退，不要把原单也减一遍

另一种情况是100箱已经验收入库，后来发现其中2箱需要退给供应商。这时发生的是入库之后的退回，不能再照前一种“当场拒收、只验收96箱”的办法混着处理。

官方DOC-039采购退回手册要求，能引原入库单时优先引单，再记录实际退回数量，审核后核对库存和供应商余额。手册特别提醒，不要既修改原入库数量，又新增退单，造成同一批货减少两次。

退货交接也应保留签收依据。仓库已经把货放在退货区，不等于供应商已经收到；供应商同意退，不等于财务已经完成冲抵。不同岗位可以各有记录，但要能指向同一笔原交易，避免月底拿三个不相同的“退了两箱”互相解释。

补货到了，是完成旧承诺还是一笔新采购

补来的货若属于原订单未收部分，应对照原单继续核对。若供应商发来的是替换商品、不同包装或另一次采购，则需要确认新的业务依据，不能看箱数刚好相同就直接填平旧余量。

例如原来每箱12瓶，补送时每箱24瓶，这是本文假设的包装差异。两箱与两箱在箱数上相等，实际瓶数却不相等。没有核对商品档案和单位换算，就无法判断到底补齐了多少。系统字段能保存数量，不意味着录单人可以省去包装核对。

这个环节也影响批发业务的交货承诺。采购端显示“预计补到”，不能直接作为销售端已经可发的库存；真正补货后，再让负责发货的人查到已审核的收货结果。

关掉差异之前，把钱也对到同一张单

实际收货数量已经改正，供应商对账单仍可能按原送货量计款。应先核对差异处理结果，再决定付款或冲抵；不能为了把余额清零就随意改进价、填抹零或再开一张无依据的退单。

秘奥采购付款手册说明，采购付款单将实际付款分配到未结单据，使用自动分配后仍要逐行核对；本地付款记账也不会替门店向银行发出转账。已收到货、已确认应付、已经付钱，是三件需要相互对应的事。

本篇依据于2026年10月26日核对，功能范围为相关版本采购、入库、退回及付款流程。更广的采购往来问题见进货与供应商对账文章。当下一车货到来时，能说清“这次实际接收多少、还等什么、已经怎样结款”，才算把上一次差异真正处理完。